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Charges locatives récupérables : définition et guide pratique

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Le propriétaire d’un bien immobilier loué doit faire face à des frais d’usage et d’entretien, notamment dans le cadre de copropriétés. Pour certains d’entre eux, il peut légitimement en demander le remboursement à son locataire. La liste en est établie par décret.

Charges récupérables : de quoi parle-t-on ?

L’agence immobilière vous informe sur ces charges provisionnelles, justifiées, réglées chaque mois et dont le total est régularisé annuellement. Les charges récupérables sont identifiées comme suit :

  • les salaires des personnels (employés, gardien et concierge) ;
  • les frais d’entretien et fonctionnement des ascenseurs et monte-charges (électricité, nettoyage, maintenance et menues réparations, fusibles et petit matériel nécessaire ;
  • les dépenses de production et consommations collectives d’eau sanitaire et de chauffage. L’on inclut naturellement l’eau nécessaire à l’entretien de l’immeuble et des espaces extérieurs, les produits de traitement des eaux, l’énergie qui lui est nécessaire, ainsi que l’exploitation et l’entretien des compteurs ;
  • les frais induits par l’entretien des parties communes intérieures (escaliers, hall, couloirs, etc. ; leurs équipements (minuterie, vide-ordures, tapis) ; le matériel nécessaire [balais, aspirateurs, gants de ménage, etc.) et les salaires des personnels ;
  • les coûts liés à l’entretien des espaces extérieurs collectifs (voies de circulations, parkings et aires de stationnement, espaces verts (les abords) ainsi que les aires de jeu des enfants.

On notera qu’il reste à l’entière charge du locataire les installations et consommations individuelles avec compteur (électricité, gaz et éventuellement eau), les taxes d’habitation, d’ordures ménagères et les frais d’assainissement.

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Par contre, ceux liés au vandalisme sont à la charge entière du propriétaire bailleur. Dans le cas des HLM et logements sociaux, la liste des charges récupérables est généralement fixée par un accord collectif.

Fonctionnement des charges récupérables

Elles sont définies annuellement en prenant pour référence les charges réelles de l’année précédente. Dans le cadre de la copropriété (immeuble de logements), elles sont fixées par répartition d’un budget prévisionnel. Celui est justifié par les comptes antérieurs et la régulation de l’année précédente, ou par le plan prévisionnel éventuel.

En fin d’année, le bailleur présente au locataire le total des charges perçues et le total des dépenses réellement effectuées. S’il y a un trop-perçu, il est remboursé, dans le cas inverse le locataire doit verser la différence. Pour plus de clarté, un mois avant la date de régularisation, le propriétaire communique au locataire la liste détaillée des charges par affectation. S’il s’agit d’un immeuble collectif, il lui communique aussi l’état de la répartition entre les locataires et le mode de calcul des frais d’énergies. Il doit tenir tous les justificatifs à disposition durant six mois.

Charges locatives : quels recours en cas de discorde ?

En règle générale si la régulation n’est pas faite avant la fin de l’année (1er janvier-31 décembre) suivant l’année de régulation, le locataire peut payer ce retard ou (en exiger le paiement) en 12 mensualités.

En cas de véritable différent au sujet des charges récupérables, l’agence immobilière peut vous conseiller. Sans solutions, il convient de s’adresser au conciliateur de justice (auxiliaire de justice bénévole). Le recours est gratuit et doit permettre de faire circuler la parole et de trouver un accord à l’amiable. Il est toujours possible de saisir le conciliateur même après avoir engagé une procédure judiciaire. Parfois, le juge lui-même renvoie le bailleur et le locataire devant le conciliateur.

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